Datenschutzerklärung / Privacy Policy

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder sich für das Symposium registrieren. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Datenschutz
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Dr. Florian Sure
Institut für Zelluläre und Molekulare Physiologie, Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Waldstr. 6
91056 Erlangen
Deutschland
E-Mail: info@jp2027.de

3. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

4. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

5. Newsletter-Registrierung

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, wird Ihre E-Mail-Adresse verschlüsselt auf unserem Server gespeichert. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, um die Anmeldung zu verifizieren (Double-Opt-In-Verfahren). Die Newsletter-Daten werden ausschließlich zum Versand von Informationen über das JP2027-Symposium verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Spätestens 6 Monate nach dem Ende des Symposiums werden diese e-mail Adressen gelöscht.

6. Symposium-Registrierung

Erhobene Daten
Bei der Registrierung für das Symposium erheben wir folgende Daten:

• Persönliche Informationen: Name, E-Mail-Adresse, Institution, Land
• Präsentationsinformationen: Präsentationstyp, präsentierende*r Autor*in, alle Autor*innen, Affiliationen, Abstract, bei Postern ggf. Interesse an einem Flash Talk
• Einwilligungen: Abstract-Publikation, Fotografie, Videoaufzeichnung, Präsentationsaufzeichnung
• Veranstaltungsteilnahme: Mittwochabend-Sitzung (falls angeboten), Social Evening am Donnerstag
• Reiseunterstützung: Interesse an DPG-Reisestipendium (nur Institutionen in Deutschland) bzw. an zusätzlicher Förderung für internationale Teilnehmende

Zweck der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Organisation und Durchführung des Symposiums
• Kommunikation bezüglich des Symposiums
• Erstellung des Programms und der Konferenzmaterialien
• Bearbeitung von Reiseunterstützungsanträgen (nur mit Einwilligung)
• Berichterstattung an Förderorganisationen (nur mit Einwilligung und in anonymisierter oder aggregierter Form)
• Berichterstattung in Print- und Onlinemedien (nur mit Einwilligung)

Datensicherheit und Verschlüsselung
Alle persönlichen Daten werden mit AES-256-CBC-Verschlüsselung auf unserem Server gespeichert. Es werden niemals personenbezogene Daten im Klartext auf dem Server gespeichert. Die Daten werden in zwei Schichten verschlüsselt:

• Server-seitige operative Verschlüsselung für den täglichen Betrieb
• Persönliche Export-Verschlüsselung für Audit-Protokolle und die Verarbeitung

Veröffentlichung von Abstracts
Angaben zum präsentierenden Autor, allen Autor*innen, deren institutionellen Zugehörigkeiten und der Abstract-Text werden auf unserer Website und in Konferenzmaterialien veröffentlicht, sofern Sie der Publikation während der Registrierung zustimmen. Diese Einwilligung ist erforderlich, um am Symposium teilzunehmen.

Medien-Einwilligungen
Die Einwilligung für Fotografie sind optional. Fotos können auf der JP2027-Website, der Website der Jungen Physiologen, in Print- und Onlinemedien oder in Berichten an Förderorganisationen veröffentlicht werden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Bearbeitungslink in Ihrer Bestätigungs-E-Mail ändern.

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre persönlichen Daten werden nicht an Dritte verkauft oder weitergegeben, außer:

• An Förderorganisationen (Deutsche Physiologische Gesellschaft, Company of Biologists, etc.) zur Bearbeitung von Reiseunterstützungsanträgen und für Berichtspflichten, jedoch nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
• Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

8. Speicherdauer

Ihre Registrierungsdaten werden für die Dauer von 12 Monaten nach dem Symposium gespeichert, um die Organisation abzuschließen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Danach werden alle personenbezogenen Daten gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten
• Berichtigung: Sie können Ihre Registrierung über den Link in Ihrer Bestätigungs-E-Mail aktualisieren
• Löschung: Sie können Ihre Registrierung jederzeit über den Link in Ihrer Bestätigungs-E-Mail löschen
• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen
• Datenübertragbarkeit: Sie können eine Kopie Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern
• Beschwerde: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren

Für Anfragen zu Ihren Rechten kontaktieren Sie uns bitte unter: info@jp2027.de

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

1. Data Protection at a Glance

The following information provides a simple overview of what happens to your personal data when you visit this website or register for the symposium. Personal data is any data that can be used to identify you personally.

2. Responsible Party

Data Protection
The operators of this website take the protection of your personal data very seriously. We treat your personal data confidentially and in accordance with statutory data protection regulations and this privacy policy.

Responsible Party
The responsible party for data processing on this website is:

Dr. Florian Sure
Institut für Zelluläre und Molekulare Physiologie, Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Waldstr. 6
91056 Erlangen
Germany
Email: info@jp2027.de

3. Data Collection on This Website

Server Log Files
The website provider automatically collects and stores information in server log files that your browser automatically transmits to us. These include:

• Browser type and version
• Operating system used
• Referrer URL
• Hostname of the accessing computer
• Time of the server request
• IP address

This data is not merged with other data sources.

4. Contact via Email

If you send us inquiries via email, your information, including the contact details you provide, will be stored by us for the purpose of processing your inquiry and in case of follow-up questions. We will not share this data without your consent.

5. Newsletter Registration

If you register for our newsletter, your email address will be stored encrypted on our server. You will receive a confirmation email to verify your registration (double opt-in procedure). Newsletter data is used exclusively to send information about the JP2027 symposium and is not shared with third parties.

6. Symposium Registration

Data Collected
When registering for the symposium, we collect the following data:

• Personal information: Name, email address, institution, country
• Presentation information: Presentation type, presenting author, all authors, affiliations, abstract, for posters optionally interest in a flash talk
• Consents: Abstract publication, photography, video recording, presentation recording
• Event participation: Wednesday evening session (if offered), Thursday social evening
• Travel support: Interest in DPG travel grant (institutions in Germany only) or in additional funding for international participants

Purpose of Data Processing
Your data is used exclusively for the following purposes:

• Organization and execution of the symposium
• Communication regarding the symposium
• Creation of the program and conference materials
• Processing of travel support applications (only with consent)
• Reporting to funding organizations (only with consent and in anonymized or aggregated form)
• Publication via print and online media (e.g. conference reports)

Data Security and Encryption
All personal data is stored on our server using AES-256-CBC encryption. Personal data is never stored in plain text on the server. Data is encrypted in two layers:

• Server-side operational encryption for day-to-day operations
• Personal export encryption for audit logs (decryptable only with your personal key)

Publication of Abstracts
Information about the presenting author, all authors, their institutional affiliations, and the abstract text will be published on our website and in conference materials if you consent to publication during registration. This consent is required to participate in the symposium.

Media Consents
Consent to being photographed during the symposium is optional. Photos may be published on the JP2027 website, the Young Physiologists website, in print or online media as well as in reports to funding organizations. You can change your consent at any time via the edit link in your confirmation email.

7. Sharing Data with Third Parties

Your personal data will not be sold or shared with third parties, except:

• With funding organizations (German Physiological Society, Company of Biologists, etc.) for processing travel support applications and for reporting requirements, but only with your explicit consent
• If we are legally required to do so

8. Data Retention Period

Your registration data will be stored for 12 months after the symposium to complete the organization and comply with legal retention requirements. After that, all personal data will be deleted.

9. Your Rights

You have the right to:

• Access: You can request information about your personal data stored with us at any time
• Rectification: You can update your registration via the link in your confirmation email
• Erasure: You can delete your registration at any time via the link in your confirmation email
• Objection: You can object to the processing of your data at any time
• Data portability: You can request a copy of your data in a structured, commonly used, and machine-readable format
• Complaint: You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority about the processing of your data

For inquiries about your rights, please contact us at: info@jp2027.de

10. Changes to This Privacy Policy

We reserve the right to update this privacy policy to ensure it always complies with current legal requirements or to implement changes to our services in the privacy policy. The new privacy policy will apply to your next visit.